Teguran yang Membangun Motivasi

Leaders must be close enough to relate to others, but far enough ahead to motivate them.” – John Maxwell  (Penulis dan Pakar Motivasi dari Amerika)

Tanya:
Saya adalah seorang supervisor sales di sebuah perusahaan distribusi makanan kecil. Saya ingin menanyakan cara memberikan teguran yang tepat dan baik kepada anak buah yang kadang-kadang melakukan tindakan yang kurang sreg menurut saya dan bahkan bisa dikategorikan sebuah kesalahan. Pernah suatu kali saya sempat  mendengar selentingan bahwa bawahan saya membicarakan cara menegur saya yang dianggap kurang bijak karena menegur kesalahan salah satu dari mereka pada saat rapat. Menurut saya dengan membuka permasalahan di dalam rapat tentang kesalahan yang dilakukan oleh salah seorang dari mereka saya berharap agar mereka bisa belajar dari kesalahan tersebut. Apakah ini bisa dianggap kurang bijak, Bu? Mohon tipsnya terima kasih (andrie_suseno@yahoo.com).

Jawab:
Menjadi seorang atasan atau supervisor seperti Anda memang tidak seenak yang dibayangkan banyak orang terutama jika mendapati salah seorang anak buah yang bertindak salah dalam menjalankan tugas dan mengakibatkan sistem kerja berjalan kurang lancar. Kadang kadang muncul dilema antara rasa sungkan untuk menegur atau harus bersikap tegas.

Menegur dan ditegur sebenarnya  merupakan hal yang sama-sama tidak  menyenangkan. Yang menegur akan memiliki beban tersendiri ketika harus memperingatkan dan mengungkapkan kesalahan orang lain, apalagi jika orang yang harus kita tegur itu berusia lebih tua dari kita. Yang ditegur atau diperingatkan akan menganggap teguran merupakan saat yang menegangkan. Dia bisa merasa malu, gengsi, atau bahkan sakit hati.

Seorang supervisor atau atasan secara tak terhindarkan memang punya tugas menegur bawahannya apabila mereka melakukan kelalaian. Itu dilakukan agar kesalahan tidak terulang lagi sehingga aktivitas di kantor tidak terganggu dan kedisiplinan bisa ditegakkan. Namun, ketika melakukan teguran, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tujuan peneguran mudah tercapai. Sebab, kalau tidak, teguran justru akan memperkeruh suasana dan menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.

Sebagai atasan, Anda dapat mengantisipasi kondisi ini supaya lingkungan kerja menjadi kondusif. Begitu pula, tim kerja tetap termotivasi dan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam hal ini, seorang supervisor harus pintar bersikap agar tetap bisa menjadi rekan kerja yang baik dan atasan yang dihormati.

1. Menegur pada tempat dan waktu yang tepat.
Seperti yang Anda ungkapkan di atas, menceritakan kesalahan seorang anak buah di dalam rapat  dengan tujuan yang Anda inginkan bisa dikatakan sebagai tindakan yang benar asalkan tidak menyebutkan nama orang tersebut. Namun dengan menyebutkan namanya apalagi dibumbui dengan kemarahan, itu bisa membuat yang bersangkutan merasa dipermalukan karena kesalahannya dibuka di depan rekan-rekannya. Kita harus ingat bahwa sebagian orang mungkin berprinsip lebih baik tidak punya uang/harta daripada tidak punya harga diri. Jika harga diri sudah merasa direndahkan, rasa tersinggung akan muncul dan ini bisa menjadi dendam.

Akan lebih bijaksana, bila kita memanggil bawahan tersebut  ke ruang kerja kita untuk melindungi privasi dan hanya ada Anda berdua tanpa diketahui oleh siapa pun. Bersikaplah professional. Sampaikan kesalahan apa yang telah diperbuat dan bangun mental kerjanya secara positif. Dengan demikian bawahan akan menghargai kita.

2. Jangan menunda waktu untuk menegur.
Begitu tahu telah terjadi pelanggaran, lakukan peneguran segera walaupun tetap memilih waktu yang tepat. Kalau  ditunda hal ini bisa berakibat pelanggar merasa itu bukan kesalahannya dan akhirnya akan dicontoh oleh karyawan lain. Namun sebelum menegur, sebaiknya kita juga memiliki alasan dan informasi yang akurat untuk menegur, bukan asal asalan tanpa perhitungan dan tidak masuk akal ditambah  sedang emosi. Hal seperti itu bisa membuat kita dianggap sebagai atasan yang sewenang-wenang.

3. Menegur dengan bijak
Bicaralah baik-baik dengannya -tanpa kesan menghakimi-,  jauhkan marah, emosi , atau makian. Karena hal ini tidak akan membuat  situasi  menjadi lebih baik dan tujuan kita sulit tercapai.
Dalam proses menegur, alangkah lebih baik dengan menciptakan suasana yang bersahabat agar orang yang akan ditegur membuka pikirannya terhadap teguran dan akan lebih baik  lagi kalau yang ditegur seolah mendapat masukan bukan teguran. Sampaikan  teguran dengan menunjukkan  kesalahan yang dilakukan sejelas-jelasnya  agar tidak salah diintepretasikan. Gunakan  cara dan bahasa yang tepat dan sewajar mungkin.  Ingat prinsip “how to say ” lebih penting daripada “what to say”. Yang membedakan teguran membangun  dengan menjatuhkan akan terlihat dari cara orang yang menyampaikannya.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam menegur adalah kita harus bisa menempatkan diri pada posisi orang tersebut karena empati yang kita berikan akan lebih mudah diterima oleh orang yang kita tegur. Bungkus teguran itu dengan dorongan untuk memotivasi bawahan agar maksud kita bisa dimengerti dan tidak menjatuhkan harga dirinya.

Yang tidak boleh terlewatkan adalah memfokuskan teguran pada perbuatannya bukan pada orangnya. Artinya, jangan mengait-ngaitkan dengan masalah pribadi atau masalah yang berkaitan dengan masa lalu. Tekankan betapa pentingnya peran bawahan tersebut bagi perusahaan. Dengan demikian, bawahan akan memiliki motivasi untuk berubah.

4. Mendengarkan Pembelaan
Atasan tampaknya lebih mudah menegur  bawahan daripada sebaliknya. Namun harus tetap diingat  bahwa kita tidak hanya bisa  menegur tanpa mau mendengar penjelasannya. Tentu orang yang ditegur punya pembelaan diri mengapa ia melakukan kesalahan tersebut. Maka tak ada salahnya, kita dengarkan baik-baik masalahnya. Siapa tahu bisa membantu kita dalam memecahkan persoalan ini.

5. Memberikan Solusi
Setelah menegur, kita punya kewajiban untuk  memberikan solusi dan jalan keluar sebagai upaya perbaikan. Jika apa yang kita tegur itu menjadi masalah yang belum diselesaikan, sebagai atasan kita dapat memberikan jalan keluar apa yang sebaiknya dilakukan. Dengan demikian bawahan kita akan merasa dihargai dan diperhatikan.

Bila kesalahannya ringan, tegurlah secara lisan, agar dia tidak mengulangi kesalahan tersebut.. Ajak dia memperbaiki kesalahan bersama-sama dengan kita. Ini sebenarnya juga suatu bentuk teguran, tapi sangat halus sifatnya. Namun, bisa jadi bentuk seperti ini malah membuat bawahan kita cepat memahami seluk-beluk pekerjaan mereka. Bahkan, bawahan mampu mengembangkan tugas-tugasnya lebih baik lagi, ini karena tidak lepas dari cara kita memberi teguran yang simpatik.

Beritahu apa yang kita harapkan. Penekanan teguran bukan pada kesalahan semata tetapi harus pada cara memperbaikinya dan menghindari kesalahan itu terulang kembali. Salah satu keluhan terbesar orang yang ditegur adalah ‘’Saya tidak tahu apa yang atasan harapkan dari saya.”

6. Menegur dengan tegas dan adil
Teguran harus dilakukan dengan tegas dan adil. Jangan pilih kasih dengan hanya menegur orang-orang tertentu yang tidak kita sukai. Bisa-bisa kita dibilang sebagai atasan yang tidak adil. Hal yang tidak kalah penting dalam menegur adalah menunjukkan sikap untuk membantu, bukan menghukum. Jangan menuntut orang yang kita tegur untuk menjadi lebih baik dengan ancaman karena efeknya  sangat berbeda. Lebih baik katakan: “Bersediakah kamu untuk memperbaikinya?” daripada  “Pokoknya saya tidak mau tahu besok harus lebih baik dan  tidak seperti ini lagi.”
Kita adalah sosok yang selaiknya dihormati dan mendapat respek dari  bawahan. Respek berbeda dengan rasa takut. Kita tentu akan lebih senang jika respek itu diberikan secara tulus dan tepat, daripada sekadar disegani atau ditakuti bawahan.

Sebagai atasan mau tidak mau kita menjadi contoh bagi mereka. Hal penting yang harus kita ingat adalah sebelum mengingatkan bawahan mengenai kesalahan, pelanggaran atau kelakuan minus mereka, kita harus introspeksi diri terlebih dahulu.  Akan terkesan tidak adil  kalau misalnya kita sering terlambat masuk kantor dan pulang lebih awal, bahkan sering izin keluar kantor, padahal kita baru saja menegur bawahan karena masalah yang sama. Bagaimana mereka mau mendengarkan saran kita kalau sang atasan juga sama sama tidak disiplin?

7.  Membuat komitmen perbaikan
Bicarakan solusi yang yang dapat kita dan dia lakukan untuk perbaikan selanjutnya, buat kesepakatan, dan tentukan batas waktu. Akhiri prosedur pemberian teguran dengan saling pengertian. Berikan motivasi bahwa kita yakin dia bisa melakukannya, kemudian lihat perbaikan yang dilakukan.

Nah, selamat menegur dengan bijak Mas Andri. Semoga tips-tips ini bisa membawa perubahan ke arah lebih baik pada cara Anda ketika berhubungan dengan bawahan di kantor Anda. Sukses!

Bonita D Sampurno
Direktur YPI Training Centre & Consultancy ”Up Grade Your Personal Image”/ email: info@ypitrainingcentre.com

Advertisements

One Response

  1. luar biasa. saya dapat pengalaman berharga dari artikel ini. semoga ini akan terus memotivasi saya..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: